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Débrief Bénévoles

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Débrief du  2 septembre 2012 à Mussig.

Thierry :

Merci à vous tous d’être présents pour cette 3èmefiesta.Cette fête nous permet de nous retrouver de manière plus cool après la fièvre que nous avons connu fin Juin.

Quelle édition !, Que de monde et que de boulot abattu pour célébrer à notre manière la petite brique.

Cette édition a été plus que satisfaisante à pleins de niveaux. Accueil impeccable des exposants et du public. Organisation générale vue par l’extérieur comme une organisation solide et sympathique. Très peu de mécontents.

Coup dur du samedi soir finalement sans gravité au niveau sécurité mais qui a donné un visage un peu triste à l’expo le dimanche matin et qui a été dommageable à l’équipe Festibriques.

12.700 spectateurs, des chiffres exceptionnels dus au bouche à oreille, au sérieux de nos éditions précédentes et au travail de communication plus qu’efficace de Benoit.

Des recettes à hauteur de 102.000 € hors ventes des magasins et un bénéfice qui devrait permettre la création d’un lieu fixe autour de notre passion. Des commerçants contents de leur chiffre d’affaires.

Une restauration excellente grâce à Eliane qui prend beaucoup de temps sur place mais aussi avant pour la préparation. Avez-vous lu son article sur le site ?
Merci également à Didier pour sa solide aide matérielle.

Des concours sympa, Merci à Daniel pour ses idées et son engagement.

2013 nous tend les bras. Mais des points doivent être améliorés. La prise en charge de la sécurité sera une priorité ainsi que la gestion des bénévoles. A l’ouverture, vendredi soir, nous n’étions pas prêt. Gros stress donc. Il est indispensable que les responsables de poste soient prêts une semaine avant l’expo. Quitte à faire une réunion spéciale responsables avant pour être sur que le matériel soit prêt, les équipes constituées et complètes.

Au niveau sécurité, la circulation du public ainsi que l’électricité seront les deux points importants.

L’investissement en temps est énorme pour certains d’entre-nous.

Je propose donc de sous-traiter encore plus, notamment pour la partie installation électrique ainsi que la mise en place de chapiteaux et l’abandon progressif des petites tonnelles qui nous ont causé du tort cette année.

Les nouveautés cette année sont à reconduire, je pense notamment au stand crèpes tenu par marie et son équipe (+ de 900 crèpes vendues) mais aussi à la caisse centrale qui a facilité la gestion des stands buvettes. Merci à Nathalie qui a plus qu’assuré en tenant cette tonnelle de bout en bout. Merci à Ludo pour son engagement et les kilomètres parcours à la chasse à la saucisse chaude.

Je disais investissement énorme en temps et à devoir gérer de nouveaux problèmes. Est-ce que le tout pourra encore être géré de manière totalement bénévole ? Cette question sera mis à l’ordre du jour lors de la prochaine réunion de bureau.

Comme évoqué en bureau, le thème 2013 sera connu d’ici au 10 septembre. Notre volonté est d’agrandir encore la surface afin de passer à 5000 m2. L’idée c’est de mettre un deuxième grand chapiteau sur le parking.

Ce sera la dernière étape vers une implantation définitive de Fana’briques à Rosheim, on ne fera pas plus grand (tant que la mairie nous autorisera)

Notre seuil d’accueil ne pouvant être supérieur à 15.000 visiteurs et 100 exposants.

Des bénévoles ont souffert du trop plein de boulot (je pense notamment à Marc qui a géré de main de maitre la trésorerie et  Guy l’accueil des bénévoles), d’autres ont été présents et actifs et d’autres ont été présents et n’ont pas sur toute la durée  respecté leur engagement (je pense  notamment à certains exposants). Il est nécessaire que ce point soit amélioré et je remercie d’avance Clara pour s’être proposée à gérer ce poste en 2013. Le site internet permettant la gestion des bénévoles et exposants sera revu avec elle et nos webmaster (s’ils sont d’accords).

Un grand merci aussi aux autres responsables de poste, Denis, Sylvie,  Seb, Jérôme et Marc Klein et Isabelle pour leur engagement.

Pour finir, un grand merci à vous tous qui avez participé de prêt ou de loin à cette 6 édition.

Voilà pour les idées principales. Place maintenant à vos commentaires. N’hésitez pas à dire ce que vous avez vu de bien mais également de moins bien en évitant de citer des noms le cas échéant.

Encore un merci à vous tous pour votre engagement.

Brigitte :bénévole à la caisse. Des visiteurs m’ont dit que c’est  dommage de demander un tarif plein pour une expo qui n’est pas terminée, pas prête le vendredi. C’était super d’avoir une liste avec tout le matériel nécessaire aux caisses mais on a eu ce matériel au compte goutte le vendredi soir.  

Olivier :superbe organisation, pas beaucoup de gens sont capables de fédérer autant de monde autour d’eux dans un évènement aussi important, le résultat de la fréquentation le prouve et a tendance à augmenter dans les années à venir, au nom de tous les membres de l’association je tenais à te remercier pour ceux que tu fais, nous sommes fiers de faire partie de cette organisation et nous sommes partant pour 2013.

Nathalie:merci à toi et à Eliane et à toux ceux qui organisent et nous les bénévoles qui sont autour, tous les bénévoles attendent cette manifestation tout au courant de l’année ainsi que le public avec impatience, côté organisation, la caisse centrale près de la buvette c’est mieux pour faciliter le travail des bénévoles et pour la circulation du public.

Isabelle :le vendredi soir a été très difficile pour le démarrage, par manque de bénévoles et à retenir pour l’an passé, j’ai rencontré beaucoup de parents d’élèves sur le site tout au long du we et c’est vrai que nous avons un vivier important de bénévoles potentiels et il m’a été suggéré pour l’an prochain de faire un stand à l’école qq semaines avant pour solliciter les parents qui sont près à nous donner un coup de main..

Pierre :super expo, une chose m’a gêné, c’est la masse de gens dans la salle des fêtes le dimanche qui a empêché le public de bien voir les choses exposées et aussi la chaleur de la salle. Je ne suis pas sur que les gens on vraiment apprécié.  On doit laisser plus d’espace pour que chacun puisse profiter des superbes stand. Trop de monde peut tuer le monde, c'est-à-dire trop gêné pour voir, déçu et ne plus revenir nous voir. Ce serait dommage pour le travail fourni.

Thierry :c’est aussi pour cela que nous rajouterons encore 1000m² et de toute façon nous étions complètement saturé, pour agrandir les espaces pour le public,  Il faut agrandir la surface d’expo.

Pierre :c’est exceptionnel ce qui s’est passé cette année 12000 personnes, par rapport au début c’est montée incroyable fait que effectivement le site est saturé.

Chantal :je remercie tout le monde, j’ai beaucoup apprécié l’édition, et tout comme Brigitte, par rapport aux caisses, pas le matériel le vendredi soir, plus de billets à donner le dimanche en fin d’après midi, cela était très gênant face au public, aussi un mot sur le château d’eau et la déception de sa destruction, grand bravo à Benoit, ,

Benoît :Jusqu’au dernier moment ce château d’eau fut une merveilleuse expérience, le démontage a été partagé avec les exposant présents, cela fut un moment très convivial.

Philippe :pour revenir sur le soucis de la salle il faudrait impliquer entièrement le maire et la commune en leur faisant prendre conscience que la salle est vraiment pas en mesure d’accueillir le public en bonne condition. De gros soucis de chaleur dans la salle, Voir pour rajouter des clims et ventilation,  beaucoup de réflexion parmi le public par rapport à cette chaleur,  alerter la mairie car c’est de sa responsabilité pour que nous ne nous retrouvions une fois arrêté par un soucis de contrôle de sécurité. Pour le reste il n’y a pas grand-chose à dire, nous sommes peut-être victimes de notre succès, je souhaite que cela continue encore.

Thierry :Pour la partie sécurité nous ne pouvons que limiter l’accès à la salle, et augmenter la surface des espaces de passage, ce que je voulais dire aussi c’est qu’ en 2013, c’est pour compenser cela, car effectivement si il était arrivée qq chose dimanche dans la salle on était pas bien.

Sandra :bénévole aux caisses, je trouve qu’il y a beaucoup de chose à dire aux visiteurs, tarif , tombola , jeux concours , jeux enquête, urne, il faudrait l’afficher dans la foule car des bouchons se sont formés à cause de cela . Autrement il y a aussi que le soir des gens sont arrivées avant la fermeture qui ont payé et d’autres après l’heure et n’ont plus payé : il faut mieux définir les heures de fermetures et les respecter.

Thierry :oui, on peut toujours mettre des panneaux, c’est pas sur que les gens les liront,  pour les horaires sur tous nos supports de com était marqué fermeture des caisses à 16 h 30 .

Fabrice :j’ai remarqué des soucis  aux entrées et sorties car les cheminements n’était pas respectés.

Thierry :oui effectivement il a été remarqué que les gens ne puissent pas sortir à l’entrée.

Benoit :merci à Cécile pour les aides à la confection des supports de com, qui sont très différents les uns et les autres les personnes qui nous ont fait le film du château d’eau était là à l’expo et nous montrerons leur reportage tout à l’heure.

Thierry :c’est parti pour Fana’brique 2013, merci à tous et on compte sur vous.

Ecrit par Thierry MEYER le Lundi 22 octobre 2012 à 08h33

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