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Fana'briques 2013 : Fiesta+Débrief des bénévoles

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Fiesta 4ème édition.

Les bénévoles et exposants de l'édition Fana'briques 2013 étaient invités à une Fiesta le dimanche 1er Septembre 2013.

Au programme :

11h30 Apéro,

Débrief (retrouvez la synthèse ci-dessous)

Repas, Cochon de lait à la broche et buffet de salades.

Fromage, Salade de fruits et Crêpes mitonnées par Marie (merci Marie)

Lotos Lego

Enchères

Cette belle après-midi s'est terminée vers 17h00.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Débrief du 1er septembre 2013  discours de Thierry et intervention.

Merci à Guy pour la rédaction

Thierry :

Merci à tous d’être venu, d’avoir été avec nous pour ce grand moment magique, Fana’briques 8ème édition.
Côtés chiffres il y avait 14.600 visiteurs ; très belle performance, au niveau de l’organisation, 320 personnes exposants et benévoles, pour les bénévoles nous étions 125 contre 80 l’an dernier ; nous avons ressenti les bienfaits de cette augnmentation. La gestion "personnalisée" de Clara à également aidé à plus d'efficacité. Vous étiez en contact avec elle tout au long du we,  merci à elle.
Pour rappel, nous n'acceptons que des bénévoles adultes du fait d'un soucis de responsabilité.

Nous passerons un petit film résumant F'B 2013 tout à l’heure.

Au niveau expo pour l’année prochaine forcément on vous convie tous à venir nous rejoindre, pour la 9ème édition.
Côté nouveauté il ne devrait pas y avoir grand-chose, car nous avons atteint un seuil que l’on ne pourra dépasser ! En faire plus n’apportera pas plus de plaisir, l’espace de cette année nous convient parfaitement, à moins de vouloir faire 20.000 visiteurs mais ce n'est pas notre objectif.

L’édition 2014, on peut déjà vous annoncer le thème : ce sera le Western ! Nous aurons besoin de figurants de toutes sortes !

Un grand Merci aussi à tous les responsables de postes, que vous avez plus ou moins rencontré durant le we, ce sont vraiment eux le cœur du moteur, je vais les citer, donc :

Guy, qui est là depuis le début, qui est au magasin, et à l’accueil des exposants.
Benoît, qui doit passer autant de temps sur la prépa de cette expo que d'heures pour son métier tout au long de l'année, car omniprésent (prépa, animation chateau d'Andlau XXL, etc)
Denis, qui est venu cette année avec une équipe en renfort : les footballeurs de Schirmeck,
Sylvie, qui s’occupe de l’entretien et du nettoyage,
Marie, madame crêpes, 1351 durant tout le we, et elle vous en fera tout à l’heure,
Ludovic et Yannick, à la buvette, gros succès encore cette année, pour la gestion,
Nathalie, à la caisse centrale,
Isabelle, à la caisse Entrées et contrôle,
Didier, responsable froid et matériel,
Daniel, créateur de la mosaïque, organisation du concours enfants,
Marc Schickelé, remplacé cette année par Belinda,
Clara, coordination des bénévoles, qui a su aussi grâce à l’organisation mise en place sur notre site, vous aider dans les inscriptions, et derrière ce site il y a :
Seb, cette année il a encore amélioré le principe, et comme tous les ans il excellent comme désigner (L’affiche net les visuels, c'est lui).
Marc Klein, chargé de la sono.
Eliane, à la restauration des bénévoles et exposants,

Eliane : un merci aussi pour le président aussi

Nous allons faire un tour de table, afin que chacun puisse s’exprimer sur les améliorations à apporter.

Denis KAYSER : un grand merci à tous, on va reconduire cela l’année prochaine.

Nathalie : merci à tous les bénévoles qui étaient aux caisses, qui ont su palier aux afflux de monde, en doublant les caisses pour accueillir presque 15000 personnes.

Thierry, je veux rajouter qu’après l’expo, il y a l’aspect comptable. Je pousse un peu loin les chiffres en m’amusant à calculer au COCA près les recettes. Sur la caisse à Nathalie, il y avait 50 € d’écart ce qui est très peu sur 30.000€ de chiffres.

Stéphanie : pour améliorer, ce que je peux dire, c’est que pour les personnes handicapés surtout pour les toilettes, cela a été un peu compliqué.

Thierry : L’an prochain nous mettrons en place des sanitaires mobiles pour compenser le manquement sur le site !  Nathalie et Marc ont un plan pour cela l’an prochain.

Isabelle : aux caisses aussi nous avons dû gérer ces personnes qui étaient plus nombreuses encore cette année, car chacune a voulu négocier son prix d’entrée. Nous n’avons pas mis des tarifs spéciaux en place car nos tarifs sont déjà bas ! Soucis également avec les cartes bleues.

Thierry :pour l’an prochain aussi ce qui va changer, la cours de l’école, qui est soit au soleil soit sous la pluie, sera couverte  par un chapiteau. Pour les CB, thierry se renseigne.

Hubert :malgré le fait que les wc étaient toujours bien nettoyé, il est évident qu’il n’y en a pas assez, et qu’il faudra vraiment combler ce manque.

Christian :c’est la 1er fois cette année que j’ai donné un coup de main pour les crêpes,  le courant ne suffisait pas pour l’alimentation des grosses crêpières.

Thierry : pour cette année, nous sommes passés par un prestataire, nous avons opté pour une association qui fonctionne un peu comme nous, qui n’a jamais couvert de grande manifestation et qui n’a pas su gérer l’étendue des tâches confiées, d'autant que sur les 6 personnes prévues, seules 3 étaient au rendez-vous. Le contrôle de l’Apave n’a pas eu lieu non plus car malgré un accord signé, ils ont oublié de venir, côté électrique nous avions décidé de faire de belles choses, ce sera amélioré l’an prochain.

Pierre : pour les wc, avoir des désodorisants, ensuite pour les chiens faire de l’info sur ce point, car nous ne pouvons pas les accepter ; au niveau de la sortie, encore des gens ressortaient par l’entrée, faire un fléchage adéquat pour empêcher cela.

Thierry : pour les chiens les gens doivent se renseigner avant de se déplacer de plus c'était indiqué sur le site et affiché avant l'entrée ; pour les sorties, nous devons étudier pour l’an prochain un nouveau cheminement, car nous gênons le centre ville avec les bus, nous mettrons sûrement la sortie au niveau de l’entrée.

Sébastien :Malgré tout le fléchage effectué cette année le public n’a pas toujours bien compris le sens de la visite.

Olivier :     Certains publics remarquent que nous avons une superbe organisation, les parking étaient entièrement saturé le samedi après midi, à voir l’an prochain pour le flux des voitures quelle solution apporter, et aussi la ventilation dans les salles et les tentes, piste à explorer pour l’an prochain, afin d’y remédier !

Nathalie : Pour ma première participation en tant que bénévole, je n’ai pas remarqué de soucis (site internet) pour l’inscription, il y aurait tout de même des améliorations à apporter pour que les bénévoles puissent rectifier leur inscription si besoin.

Thierry : nous nous devons effectivement d’améliorer cette partie et déjà aujourd’hui, nous y travaillons ;  séparer les membres des bénévoles ;  pour les tâches il y en a 1350, ce qui n’est pas évident d’ afficher.

Marc : prévoir qq chose pour les personnes âgées, des sièges ou des bancs.  Le bon sens de chacun doit faire en sorte que toute les installations prévues à cet effet soit aussi respectées.

---- :le fait d’avoir aéré les espaces a amélioré les conditions du public.

---- : demande de par le public de frites ..

Isabelle :nous avons pu bien gérer les flux, nous avions décidé de ne pas doubler les 3 caisses ouvertes en permanence, le ¼ d'heure d’attente n’a pas été dépassé.

---- :par rapport au fléchage, il faudrait le plastifier pour ne pas avoir des panneaux abimés, nous avons relevé un petit soucis par rapport au fléchage piéton,

Denis :effectivement le pb persiste avec les bus, l’idéal serait de faire un breffing qq temps avant l’expo avec les chauffeurs.

Thierry :nous donnerons aux gens des bus des plans avec explications.

Clara :pas de remarque mais un immense merci à vous tous !

Michel :être plus polyglotte aux caisses.

Thierry :grâce à vous et à tous nous pouvons être fiers de ce que l’on a fait,  merci à vous !

Débrief de Nathalie (remis ultérieurement) :

 Je te fais un retour des points à améliorer pour la caisse centrale :

- caler les heures d'arrêt des tartes flambées et bretzels : prévenir les gens de l'heure de fermeture : sur le dépliant ? à la caisse centrale ?
- Pour les boissons offertes pour les enfants : prévoir la quantité de tickets boissons et indiquer aux parents où chercher le gobelet
- Indiquer le 1,00 de consigne plus explicitement
- Pour les knacks : prévoir le nombre de tickets en fonction du nombre de knacks à vendre ( quand il n'y a plus de tickets, c'est qu'il n'y a plus de knacks)
- mettre plus en valeur les pâtisseries
- mettre plus en valeur la caisse centrale : drapeau, couleur des murs....
- il faudra augmenter le nombre de bénévoles : en effet, aux heures de pointes, il a fallu doubler les caisses pour pallier à l'affluence ( 2 par caisse soit 8 personnes)
- le problème de la monnaie est à étudier, cela a été de grands moments de "stress" pour tous les intervenants.....
- le lavage des gobelets avant ouverture est  à prévoir
- revoir les supports des prix et comment les fixer au mieux et en évidence

Ecrit par Thierry MEYER le Lundi 07 octobre 2013 à 15h16

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