L'association

CR de la réunion de direction du 10/11/25
Début Réunion : 20h00 - Cette réunion s’est tenue en visioconférence.

Membres de la Direction présents : Stephane L, Melanie L, Benoît K, Robert M, Guy S, Michael F, Marc K, Stephane D, Stephane K, Yann W (arrivée 20h28)
Membres de la Direction absents :
Membres actifs présents : Thierry M, Marc A (départ 23h57), Vincent C, Thierry R, Guy M, Christophe S, Serge B, Corinne H, Joel W, Thierry R
Autres membres présents : Claude M, Eric T
Autres personnes présentes : Paul MMatthieu F

Prochaine réunion :
Date : 04/12/2025 - Heure : 20H00
Public : Tous - Lieu : visioconférence
Invitation Teams : Robert M

Sujet N°1 : Validation du CR de septembre :
Avec la préparation de l’exposition de Colmar le CR de septembre a été diffusé tardivement et par conséquent nous reportons la validation à la prochaine réunion.

Sujet N°2 : Débriefing Fana’Briques 2025 :

• Présentation de quelques chiffres :
  • 14 600 visiteurs répartis comme suivant :  6 540 le samedi et 8 060 le dimanche
  • Buvettes : le CA est supérieur à l’année dernière pour s’établir à 53 600 € mais globalement nous avons moins vendu. La hausse de CA s’explique par 2 ventes en plus sur le panel habituel (Gyoza et Ramen).
  • Globalement les erreurs de caisses sont relativement faibles cette année

Nous passons au tour de table des responsables de poste.

• Paul M et Matthieu F : merci de nous avoir fait confiance pour le matériel et notre logiciel de caisse. Nous avons fait un petit sondage parmi les utilisateurs dont voici un retour sur les points essentiels (24 personnes ont répondu). Il y a eu quelques petits bugs sur les imprimantes qui ont été corrigés le dimanche ainsi que le problème de changement d’heure du serveur. Globalement les réponses sont positives. Nous avons eu des suggestions d’amélioration qui sont à étudier. Si quelqu’un a des contacts techniques avec les banques pour la connexion des TPE au logiciel, vous pouvez revenir vers nous. Retour des 2 responsables de postes concernés par la solution :
  • Eric T : rien à ajouter par rapport au bilan.
  • Stephane L : pas de pb de fonctionnement.

C’est un merci général pour le boulot accompli !

• Robert M : quelques bénévoles ne sont pas venus mais c’était assez limité, cependant nous avons toujours le problème des bénévoles qui s’inscrivent pour plein de tâches mais qui ne viennent pas. Globalement les remplacements ont été assurés. Pour les prochaines expositions il faudrait voir pour limiter le nombre d’exposants plutôt que de faire des regroupements. Si nous étions certains d’avoir assez de bénévoles on pourrait diminuer le nombre de tâches imposées aux accompagnateurs mais c’est difficile d’anticiper. Je dois améliorer la gestion des tâches afin de limiter les erreurs. Il faut voir pour améliorer la dénomination des postes pour les bénévoles (en codant avec des numéros) et faire un mini plan pour les guider. Sur le plan des exposants il faudrait le nom de chaque inscrit pour que je sache où ils vont lors des regroupements de LUG. Il faut voir pour identifier le matériel lors de la mise en place pour faciliter le rangement le dimanche soir. Globalement c’était une super exposition.
• Benoît K : merci à l’aide précieuse de la famille Lenertz pour les affichages extérieurs (publicité) en amont de l’exposition.  J’ai un avis mitigé sur la qualité de la signalétique mise en place dans l’exposition. Est-ce que les feuillets/plans distribués à l’entrée ont bien été lus par les visiteurs ? Il faut améliorer l’efficacité sur le marquage des sorties de secours (suivant les préconisations du parc Expo) pour les portes latérales du parc. Pour les animations : c’était bien et l’enchainement des bénévoles était parfait avec une bonne gestion des ateliers. Plusieurs personnes ont fait le retour comme quoi ils avaient entendu le message radio. Voir si possibilité de faire un sondage à la sortie pour poser quelques questions aux visiteurs (ressenti, pub, …).
• Marc K : au niveau de la travée entrée du hall 1, voir pour élargir car beaucoup de monde dans cette travée. Voir pour ajouter quelques messages ciblés au micro : ventes, horaire de fermeture, …
• Claude M : tout s’est très bien passé, même au moment du changement de bénévole. L’inventaire était OK à la fin de l’exposition. On a souvent eu la question « où est le cochon » ? Voir pour améliorer la description des tâches bénévoles. Il n’y avait pas trop de bouchon mais toujours du monde. Le stand était décoré avec mes lego années 80.
• Ludovic H : c’était une très belle expo. Il y avait pas mal d’attente au repas à certains moments. Toujours le problème des bénévoles qui ne se gardent pas de temps de pause à midi. Voir pour disposer des bancs en plus dans l’exposition notamment autour des animations enfants pour que les parents qui attendent leurs enfants puissent se poser. Pb avec le réseau des TPE qui ne fonctionnent pas dans le hall 3. Revoir et améliorer la disposition des boites. Je veux augmenter le nombre de bénévoles pour augmenter notamment l’horaire d’ouverture le soir.
• Guy M : souvent un peu caché car beaucoup de monde au magasin expo. Samedi il y a eu des périodes creuses, on aurait pu vendre plus. Les annonces micro ne fonctionnent pas bien dans le hall 3. A voir pour changer d’emplacement du stand, notamment par rapport au temps d’attente de la gravure. OK pour les bénévoles mais il faut faire le tri sur les capacités de chacun.
• Stephane L : gros retard sur la mise en place des tables et des nappes le jeudi, sans avoir de raison claire ce qui fait que les emplacements des exposants n’ont pas été marqué sauf les individuels. Le fait d’avoir les « couvertures de barrière » sur la zone entrée était vraiment bien, même si certains n’ont pas compris qu’il n’y avait pas de reptiles dans l’exposition. Pas de pb particulier à remonter sur le fonctionnement des caisses. Pas de problème pour ma part avec la pause de midi car avec mes « 2 bénévoles permanents » on s’est relayé comme d’habitude. Il faut changer le nom « tarif réduit » en « tarif enfant » car cela évitera les questions sur les réductions possibles telles que pmr, sésame, étudiant et autres. Merci à Julien L mon fils pour son aide dans l’installation du jeudi et du vendredi.
• Eric T : l’ajout d’un bénévole guide file pour les caisses était une bonne idée, voir si la file de caisse pourrait finir différemment pour avoir une meilleure vue sur les caisses disponibles. Rien de particulier à signaler, certains bénévoles ont fait plus que ce qui était prévu. Pas de pb avec le nettoyage des gobelets géré cette année par la cuisine.
• Michael F : cela s’est plutôt bien passé côté communication. Le gobelet était très bien réalisé. Samedi j’ai été étonné de voir une salle comble à 10h30 ; c’est difficile de voir pour les personnes de petites tailles ainsi que les enfants. Il y avait plein de belles choses variées. Quelques tables prenaient de la place avec pas forcément grand-chose dessus (à voir comment gérer cela en amont lors du choix/mise en plan). J’ai vu pas mal de fausses figurines lego sur les dioramas ; le coté magasin était un peu « trop ramassé » car très difficile d’accès à cause du monde. Bonne disposition des stands dehors, pas de pb pour se poser sur les tables.

• Mélanie L + Stephane K : présence de la femme de Stephane pour nous aider à la préparation des enveloppes. C’était une belle exposition. Voir si on peut investir dans une compteuse de billets afin de faciliter la tâche les 2 soirs d’exposition. Il y a eu d’autres remarques énoncées non relevés dans le présent CR pour garder une certaine confidentialité mais à prendre en compte pour les prochaines expositions.
• Joel W : comme l’a dit Stephane L la mise en place des nappes était en retard par rapport au planning. La coupure du ruban à l’ouverture le samedi matin est une très bonne idée. La distribution du plan a monopolisé 2 bénévoles et on n’a pas eu le temps de l’expliquer. Voir pour améliorer l’affichage des horaires en plus grand aux caisses entrées. Réduire temps de présence des vigiles avant l’ouverture. Il y a toujours des gens qui forcent la sortie par l’entrée. Par moment gros retard dans les billets web entre l’achat et l’apparition sur l’application. Voir pour améliorer l’évacuation des visiteurs à la fermeture.

• Guys S : aucune réclamation de la part des visiteurs. Voir pour remettre en place la feuille des horaires de bus (utiles pour certains visiteurs). Merci aux 3 jeunes filles qui étaient avec moi le dimanche qui ont pu guider les visiteurs reptiles qui devaient aller au GAB.

• Felix M : contrôle accès arrière. Tout s’est bien passé.

• Marie K : super contente, c’était un très bon week-end avec des bénévoles au top. Très peu de restes le dimanche soir. Merci à tout le monde pour l’installation en amont.

• Christophe S : trinôme au fonctionnement parfait avec un grand merci aux bénévoles qui ont assuré. Voir pour limiter physiquement les accès à la cuisine pour permettre une préparation correcte des différents repas. Tous les bénévoles étaient présents (sauf 1) et même certains sont venus aider en plus.

• Yann W : c’était une belle expo. Voir pour prise en compte des différentes demandes du parc notamment sur les rallonges électriques et les tables qui ne doivent pas être devant les issues de secours. Voir pour améliorer la prestation électrique fournie par le parc expo avec notamment une réunion technique en amont.

• Laurent L : c’était une belle exposition. La Fana’Hus « entière » a manqué à certains visiteurs. Le tampon fana était une bonne idée pour faire venir les visiteurs.

• Céline B : merci à Thierry M et Stephane L pour le travail réalisé sur le stand Fanagirls. Les panneaux mosaïques en bois sont à réparer.

• Corinne H : c’était ma première dans le poste. C’était une belle exposition, j’ai passé un super moment. Tous les bénévoles étaient présents. Voir pour créer un sous-menu dans les tâches pour le poste spécifique de l’estrade (mise en place des plaques). Merci à tous pour la préparation du poste mosaïque. Retenir l’idée de préparer en temps masqué la deuxième mosaïque derrière les panneaux de la grande.
• Stephane D : la décision de mutualiser le poste de nettoyage était une bonne idée. Super équipe tout le week-end. Les torchons étaient en nombre suffisant. Garder l’idée de nettoyer les gobelets le vendredi matin. C’était chouette. Pour l’inventaire alimentaire : la gestion des stocks était parfaite en revanche voir pour améliorer le gâchis alimentaire (analyse faite sur les déchets réels). La prestation du Crédit Agricole était bien. L’association a reçu divers remerciements : club shogi, vente de thé, conseil municipal + maire (très nombreux dans la délégation). En amont de l’exposition lors de la séance de tractage : penser à l’office de tourisme de Colmar pour une diffusion élargie dans tous les offices de tourisme de la région. Nous avons reçu une invitation pour participer à une semaine animation des jeunes en juillet 2026. Discussion avec les LUGs : ils viennent à Fana pour participer/être présent et pas forcément pour les cadeaux et les participations financières.
• Thierry M : super ambiance, c’était une belle édition. Merci à chacun d’entre vous. Il n’y a pas eu de gros soucis à gérer. Côté monde : les gens ont un peu de mal à bien voir les stands, est-ce que l’on peut encore augmenter le nombre de visiteurs en restant dans la configuration actuelle ? Merci à tous.
• MERCI général des personnes présentes à Thierry M pour la préparation de l’exposition !!!!!

Sujet N°3 : Fanabriques 2026 :

Stephane D avance avec les contacts pour le monde de la BD.

Il y a plusieurs idées qui sont échangées sur ce thème lors de la réunion mais non retranscrit dans le présent CR.

Est-ce qu’il y a un salon de la BD sur Colmar ? Voir si possibilité d’être présent pour faire de la pub.

Sujet N°4 : Point Comptable :

Toutes les écritures comptables ne sont pas encore passées donc Mélanie L ne peux pas présenter de chiffres pour le moment.

Sujet N°5 : Planning activités :

• 14/11 : animation au CCV Munster en soirée. Qui serait dispo pour aider Thierry M ?

• 27-28/11 : animation à Kingersheim

• 06/12 : animation ARTE

• 10/12 : comité des fêtes Belfort

• 18/12 : projet TRABET

• 20-21/12 : marché de Rosheim. Qui serait intéressé pour exposer ?

• 28/12 : fiesta à Rosheim

• Les sachets cadeaux pour les ateliers minifigs sont prêts.

Sujet N°6 : Divers :

• 28-29-30/11 : marché de noël de Morschwiller qui demande une petite mosaïque. Le démontage et le tri des briques sera géré par Michael F. Vote de la Direction pour la mise à disposition gratuite du matériel :

Vote : 9 POUR 1 ABSTENTION

• Bilan LEGO Metz : ouverture du Lego store et nous avions reçu une demande pour une réalisation spéciale mais à ce jour nous n’avons pas de date de retour du matériel. En retour nous avons eu un bon d’achat.
• Projet Minecraft : il a été exposé à Paris et à l’exposition Fanabriques 2025. En dotation nous avons eu un bon d’achat. Thierry M émet l’idée d’offrir un cadeau aux 4 personnes (Robert, Thierry R, Marc et Benjamin) qui ont porté le projet pour un montant équivalent de 150 € à choisir dans la liste des boites en stock reçues pour le projet.

Vote direction : 10 POUR

• Que faisons-nous de la Porsche ? Vote à main levée : Majorité POUR la démonter
• Que faisons-nous du Tori ? Vote à main levée : Majorité POUR le démonter
• Journée jeux à Benfeld en janvier : transfert à Benoît K pour la gestion de l’évènement
• 14/07/2026 : demande pour une animation à Colmar. Stephane D regarde pour plus d’information
• Etoile de la mort présentée à l’exposition : pour rappel 10 LUG ont été sélectionnés dans le monde pour présenter l’étoile noire aux AFOLs afin d’inciter les clients à acheter le set.
• Organisation de la fiesta : différents membres se proposent pour participer à une réunion de préparation.
• Stagiaire : développement d’un outil de comparaison des prix de pièces Lego. Il est suivi par Robert et Thierry M. Le stagiaire est volontaire et le projet avance.
• Résultats concours de juillet : trouver les différences sur une image. Nous procédons au tirage au sort parmi les bonnes réponses.
  Lot 4 : Orhan C - Lot 3 : Noëlle F - Lot 2 : Daniel S - Lot 1 : Julien L.

• Résultat concours d’août : trouver numéro d’un set technic et combien de pièces. Nous procédons au tirage au sort parmi les bonnes réponses.
  Lot 3 : Valerie R - Lot 2 : Hélène C - Lot 1 : Alexandre S.

Fin de la réunion à 0h12.