L'association

Compte rendu de la réunion de direction du : 08/11/24
Début Réunion : 20h00
Cette réunion s’est tenue en présentiel et en visioconférence.

Présents membres direction : Stéphane L, Mélanie L, Benoît K, Robert M, Michael F, Marc K (départ 21 h),  Stéphane K, Stéphane D (arrivée à 20h50)

Membres direction absents : Guy S, Yann W

Présents membres actifs : Thierry M, Corinne H (Départ 23h20), Serge B, Christophe S (départ 22H02), Marc A, Vincent C, Serge H, Marie K, Eliane BM, Joël W

Présents autres membres : Claude M, Benoît W, Thierry R, Patrick S

Prochaine réunion :
Date : 04/12/2024
Public : Tous
Lieu : Visioconférence
Heure : 20H00
Invitation Teams : Robert M

Sujet N°1 : Validation du CR dernière réunion :

Vote : 8 POUR

Sujet N°2 : Débriefing Fana'briques 2024 :

Benoît K : j’ai été très agréablement surpris par l’animation fleurs et l’engouement du public (j’avais peur que cela ne marche pas) ; il y avait tout le temps du monde. Je suis très content des bénévoles inscrits qui ont fait tourner l’animation. C’était une belle expérience à renouveler. Les étagères étaient géniales, c’était rempli de constructions de fleurs, c’était juste bien adapté pour cette animation. Thierry M fait la remarque qu’il manque environ 20% des briques fleurs. Côté communication il faut améliorer notre diffusion de tracts et d’affiches (organiser une équipe en plus de la distribution libre) ; il y avait moins d’affichage (grand panneaux) de disponible par rapport à l’année dernière. Je suis toujours motivé pour continuer l’aventure !

Benoît W : tout s’est bien passé. Il y avait une grosse fréquentation sur les animations (vracs, murs de briques et piste voiture). Le vrac bicolore a très bien marché, cette idée est à retenir pour les prochaines expositions. Il y a eu de grosses et belles constructions. Tout le long de l’exposition nous avons dû mettre des limites aux constructions qui sont trop hautes et qui deviennent dangereuses. Il y a beaucoup de parents qui laissent leurs enfants sur l’animation vrac et il faut faire la police à leur place. Pour la piste infernale il faut prévoir un espace plus grand pour que ce soit plus fluide dans la circulation des personnes. Le mur de briques a été très occupé, il faudrait faire un tri sur les pièces mises à disposition pour que ce soit plus simple à démonter (enlever les « plate » par exemple). J’ai eu une idée : 30min avant la fin de l’exposition proposer aux visiteurs pour aider à démonter. Il faut scinder les postes des différentes animations sur le planning pour que les bénévoles sachent où aller lors de leur créneau. Il manque également des briques dans les vracs monochromes. Si je n’expose pas je rempile pour le poste.

Claude M : il y a eu toujours plein de monde sur l’animation « Qui va le plus loin ». C’était toujours complet du côté des bénévoles. Il faut faire la police parmi les enfants des exposants et bénévoles qui restent longtemps sur le stand.

Eliane BM : tout était bien.

Céline B : l’emplacement du stand Fanagirls était au top. Beaucoup de photos ont été prises. Je n’avais pas anticipé la présence du public en même temps que la construction de la mosaïque (à améliorer pour la prochaine fois). Le chaudron a bien résisté aux manipulations malencontreuses du public.

Amélie B : L’équipe cuisine était au TOP. Au magasin de vente Fanabriques cela s’est bien passé. Il faut améliorer le listing des boites qui sont en vente pour favoriser l’inventaire (noté par Thierry M pour la prochaine fois).

Eric T : l’édition s’est déroulée sans accroc au niveau de la Buvette. Il y a eu le problème de 2 bénévoles qui étaient absents sur les 2 jours (difficile à anticiper car c’est bien quand ils sont présents mais en cas de défaillance cela devient problématique). Il y avait 6 caisses installées sur 7 prévues ce qui a provoqué un peu plus d’attente mais ce n’était pas dramatique. Tous les créneaux ont été complétés par Robert M. Idée d’amélioration : prévoir des tampons pour identifier les tickets qui sont remboursés.

Guy S : au Contrôle sortie les gens avaient le sourire. C’était une belle exposition ; les repas étaient toujours aussi bons. Il y a toujours le problème des personnes qui sortent par l’entrée, difficile à contrer malgré les nombreuses affiches. Pour la prochaine fois il faut améliorer la disposition des tables pour faciliter la sortie. A voir pour mettre en place des haut-parleurs sur l’extérieur car nous sommes coupés de l’exposition.

Marc K : c’était une belle exposition. J’ai apprécié le planning d’intervention micro préparé par Thierry M. Idée d’amélioration : proposer un plan pour les exposants ou améliorer l’affichage pour guider le public dans l’exposition.

Joël W (Entrée) : on a eu un problème lors de la disposition des barrières pour la file extérieure (il n’y en avait pas assez, on a complété par de la rubalise). On avait mis des ouvertures dans les barrières pour faciliter l’accès prioritaire des PMR. On a eu pas mal de personnes qui se sont trompées d’exposition qu’il a fallu gérer (Reptiles). Il faudrait commencer les contrôles par les vigiles 15 min avant l’ouverture pour fluidifier l’entrée. Idée : mettre le cochon de la tombola entre le Hall 1 et 2 qui sera peut-être plus visible par les visiteurs. Nous avons la possibilité de donner des tracts à l’entrée mais il faut prévoir le bon nombre de bénévoles. L’arrivée des visiteurs était constante sur les 2 jours. Je suis partant pour un prochain Fanabriques.

Robert M : pour l’accueil des Exposants tout s’est bien passé, la préparation était TOP. 4 bénévoles ne sont pas venus et un exposant également mais leurs taches ont été assurées par d’autres bénévoles. Il y avait assez de bénévoles ; voir si on doit limiter le nombre de tâches maximales pour limiter les problèmes en cas d’absence. Idée : profiter de l’espace devant le bureau pour afficher le plan de l’exposition au lieu de diffuser des plans papier. Je suis OK pour rempiler.

Marie K : je suis très contente. On a bien bossé avec de bons bénévoles, on arrive toutes à aller manger (en se relayant). La vente de crêpes a été très élevée. Idée : proposer des galettes salées mais il faut mes bénévoles de choc pour « tenir » le stand de crêpes sucrées pendant mon absence. Je suis OK pour rempiler.

Serge B : j’ai une remarque sur le stand « Reproduction guerre » qui était un peu vide. Il y avait une différence de niveau sonore entre les halls et les salons. Idée : mettre la gravure plutôt dans l’exposition pour que les visiteurs aient du temps entre la commande et la préparation des briques.

Serge H : c’était une grande première pour l’équipe Buvette, on est parti sur les chiffres de l’année dernière pour la préparation. Merci à Gorges du BCH qui était là pour nous aider et donner des idées sur comment cela se passait les années précédentes. Toute l’équipe a découvert la mise en place et l’organisation du stand et le dimanche l’organisation était mieux. J’ai préparé différentes améliorations de la buvette pour la prochaine exposition (réorganisation du stand, nombre d’exposants, …). Je remplie l’année prochaine.

Christophe S + Stephane D : c’était une bonne première expérience avec de très bon bénévoles qui ont fait des « heures supplémentaires ». J’adresse un grand merci à Georges du BCH pour son expérience des années précédentes qu’il a partagé avec nous. Il y a eu une très bonne préparation par Thierry M. On a assuré le service même en dehors des horaires prévus. A améliorer : prévoir plus de torchons pour la vaisselle, il manquait des bénévoles (sous-estimation du nombre nécessaire lors de la création du planning), proposer un pôle commun avec la buvette avec 3 responsables de poste et mieux répartir les tâches communes. Nous sommes partants avec la même équipe.

Mélanie L : j’ai eu un gros stress avant l’exposition sur la préparation avec la banque (TPE, monnaie, …). Il y a un gros problème avec les remontés des transactions des TPE qui a été faites en une fois pour tous les TPE et non individuellement comme les fois précédentes. J’ai eu une difficulté pour avoir les clés d’accès du parc expo (à prévoir lors de la réservation du parc). Le fait d’avoir moins d’argent liquide au départ a tout de même diminué l’argent qui a été déposé le dimanche soir. Idée : voir pour mettre en place des caisses uniquement CB (limitation du nombre d’enveloppes à préparer). Oui je rempile.

Stephane K : c’était une très belle édition, les repas étaient bons. Il faut « officialiser » des caisses uniquement CB. Idée : créer un formulaire spécifique pour gérer les remboursements par les responsables de poste. Il faudra faire attention à la longueur de câbles des TPE qui étaient plus ou moins court.

Stephane L : tout s’est bien passé aux caisses entrées. Mes bénévole étaient au top avec une grande majorité qui connaissaient la caisse, ce qui facilite les changements de caissiers lors des relèves. J’ai eu deux TPE qui ont plantés quasiment coup sur coup et grâce à celui de réserve le service en caisse a pu continuer avec presque aucune perturbation. J’ai dû gérer plus de remboursement que les années précédentes à cause des personnes qui se sont trompées d’exposition. Le fait d’avoir dédié une caisse uniquement CB dès le début de l’exposition n’a pas posé de problème ; quelques visiteurs n’ont pas vu les affiches mais ils ont été servis rapidement par la caisse voisine. J’avais une équipe de choc lors de la mise en place des tables des exposants.

Yann W : j’étais en terrain connu et tout s’est bien passé pour l’électricité. Un merci spécial aux équipes de la restauration et à mes bénévoles pour la mise en place et le rangement du matériel.

Michael F : c’était une chouette exposition avec de belles réalisations. Idée : plutôt mettre des points info que distribuer des flyers pour tout le monde (par exemple entre le Hall 1 et 2). Au niveau de la restauration il faudrait voir pour servir les frites et les burgers en même temps (limiter la double attente). Un merci général à toi pour les visuels qui étaient magnifiques (ticket, mosaïque, affiches, …).

Marc A : j’étais en retrait sur le poste de la mosaïque. Tout s’est bien passé. L’espace de la mosaïque était parfait (disposition + espace). Il y avait des bénévoles de prévus au planning  et d’autres qui sont restés au-delà des créneaux prévus et c’était bien appréciable.

Thierry M : impossible de faire un retour financier  car comptablement (à cause des remontés des TPE…) tout n’est pas fini car il y a énormément de travail de pointage unitaire à faire. Voici quelques chiffres issus de la base Wave :

• Statistiques buvette : globalement le CA 2024 est supérieur à celui de l’année dernière.
• 13 825 entrées en 2024.

C’était un gros boulot et je suis vraiment fatigué par la préparation et tout ce qui reste à faire après l’exposition.
Un merci général est adressé à Thierry M pour l’organisation.

Nous avons reçu une demande de remboursement de camionnette de la part d’un exposant qui n’avait rien demandé lors de son inscription. La Direction valide un remboursement sur la même base de remboursement que celle prévue  dans la charte.

Nous procédons au tirage au sort de la tombola de l’exposition:

1^er lot 1ere série : Tracéa P de Colmar
2ieme lot 1^er série : Therry de Plobsheim
3iem lot 1ere série : Augustine de Muespach-Le-Haut

1^er lot 2ieme série : Matthieu H de Sélestat
2ieme lot 2ieme  série : René N de Esftstadt
3iem lot 2ieme série : Pascal M de Hochstatt

Sujet N°4 : Planning activités :

• Molsheim (animations marché de noël) : mise en place de la s’Fana’huss avec une animation chaque week-end du marché de noël non gérée par Fanabriques. Nous devons assurer une animation les 30/11 et 1/12 (Ateliers proposés sur le site de Fanabriques). Le montage est prévu à partir du 25 novembre le soir ; des ateliers seront mis en ligne sur le site Fanabriques.

La fiesta se fera sur place avec démontage le matin (Mosaïques, rangements, …) et on retient la date du 28 décembre.

• Noël de Rosheim 21 et 22 décembre : exposition à la halle du marché les constructions des bâtiments de Rosheim et proposition à quelques membres d’exposer de belles pièces. Il y aura également différentes animations.
• Belfort le 11 décembre : mosaïque personnalisée et quelques exposants sur place, un évènement sera ouvert sur le site.
• Démontage de Miss Liberty le 16 décembre soir à Sarrebourg (montage prévu le 30 novembre). Il faut prévoir la mise en place des roues de transport sur les caisses entre le montage et le démontage de la statue => Proposition de ramener les fonds chez Stephane L pour montage en temps masqué.
• Mise en boite petit cadeau atelier enfant : la date est suspendue à la réception de la notice et la date retenue à ce jour est le 19 novembre. Un évènement sera mis en ligne sur le site de Fanabriques

Sujet N°5 : Points divers :

• Entreprise TRABET : nous avons reçu une demande pour faire une construction spécifique et il faut constituer une équipe pour étudier le projet et leur faire une proposition. Une 1ere réunion de travail est prévue le 14 novembre (Benoît K + Benoît W + Vincent C + Serge H + Claude M + Thierry M).

Fin de la réunion à 23h38.