Calendrier

Organisation Expo Festi'briques en Bourgogne :

Lieu : Gymnase Alain Colas – Châtenoy-Le-Royal (71880)
Dates : Vendredi 25 avril – Dimanche 27 avril 2014
Superficie : 1000m²
Nombre d'exposants max : 50
Inscriptions : du 1ier décembre 2013 – 1ier mars 2014

Règlement intérieur de l’organisation:

Obligations :
Etre présent au moins du samedi 26 avril 2014 8h au dimanche 27 Avril 2014 19h
Respecter le règlement intérieur de l’organisation Exposition rangée par thèmes
Apporter toute sa passion de la brique et sa bonne humeur
Apporter son aide à l’organisation en tant que bénévole (sauf pour les vendeurs) : 2h sur tout le week-end (fiche poste établi avec vous lors de votre accueil sur la manifestation)

Condition d’accès :
Ouvert à tous les AFOLs sans distinction d’appartenance à un Lug ou pas.
Premier arrivé, premier servi, dans la limite du nombre fixé à l’avance.
L’organisation se réserve le droit de refuser l’inscription d’une personne à son événement si elle l’estime nécessaire.

Représentation d’un Lug : (gratuite)
Autorisée dans la limite du raisonnable
Autoriser à  prendre des cotisations dans la manifestation
Autoriser à mettre des Tee-shirt – banderoles (2 max) – affichettes sur les dioramas d’un de ses membres – de vendre des éléments du Lugs sur sa zone (Non-concurrentiel à la zone vendeur) Mise à disposition : emplacement Lug : 1 table + 2 chaises (aménagement libre dans le respect des normes de sécurité)

Si représentation d’un Lug :
Mail d’autorisation de la direction du Lug autorisant la représentation avec :
Le responsable de la représentation du Lug sur notre manifestation :
Prénom :
Nom :
(Si ce dernier ne représente que le Lug durant la manifestation : remplir en tant qu’exposant le formulaire d’inscription)

Règles pour les vendeurs :
Tarif vendeur classique: 50euros/mètre
Tarif vendeur partenaire : gratuit (limité à 3 mètres max) Emplacement : dans la limite des places disponibles Produits : uniquement en rapport avec les objets Lego (Des sets aux boites de rangements en passant par la customisation d’éléments).
Premier arrivé premier servi
Les vendeurs-exposants : 25euros/mètre – autorisé à vendre à côté de leur diorama

Nourriture :
Exposants/organisation : gratuit
Accompagnants (Membre de Festi’briques) : 10euros (Forfait non divisible) Accompagnants : 20euros (Forfait non divisible)

Hôtel :
Exposants/organisation : gratuit
Accompagnants (Membre de Festi’briques) : 8euros/jour Accompagnants : 16euros/jour

Comment s’inscrire :
Remplir le formulaire suivant (copier/coller et envoyer par mail à festibriques@yahoo.fr)
Nom :
Prénom :
Date de naissance :
Adresse postale :
Code postal :
Ville :
Adresse mail:
Téléphone Portable :
Téléphone fixe :

3 catégories : (en choisir une seule)
Exposant :
Nature du diorama :
Dimension du diorama : largeur x longueur (en mètre)

Exposant-Vendeur :
Nature du diorama :
Dimension du diorama : largeur x longueur (en mètre) Superficie de vente : largeur x longueur (en mètre)

Vendeur :
Superficie de vente : largeur x longueur (en mètre)
Besoin d’électricité : oui/non (si oui décrire votre usage)
Besoin de barrière de sécurité devant son diorama : Oui/Non

Commentaire si besoin (si particularité(s)) :

Nombre d’accompagnant :
Nombre d’accompagnant membre de Festi’briques :

Demande à être nourri par l’organisation : Oui/Non
Demande à être logé à l’hôtel : Oui/Non
Demande à rester dans la salle la nuit: Oui/Non (Soumis à autorisation de l’organisation)

Tarif à payer total selon tarification en vigueur : (rempli et retourné par l’organisation)

Obligatoire pour valider votre inscription :

Présent du __Avril 2014 à __h__ jusqu’au __Avril 2014 à __h__ Merci de respecter la durée minimum de présence.

Détail de l’organisation :

1) Couchage :

A) Hôtel.

Le responsable du couchage est Jean-Gérald VILLARI, présent sur place les nuits en astreinte il est chargé de la distribution des clés des chambres et du bon déroulement des nuits.

Du jeudi à samedi, chaque jour entre 17h et 19h les clés des chambres seront attribués à un responsable de chambre ! Ce dernier est seul responsable des clés et du bon déroulement des choses dans la chambre attribuée ! Tout problème relative à votre chambre sera uniquement de votre responsabilité, c’est pourquoi soyez vigilant à ne pas dégrader et à avoir un comportement décent ! M.VILLARI peut, à tout moment, prendre les décisions de sanction (de l’avertissement à l’exclusion de l’hôtel) en adéquation avec les faits.

Si vous avez une ou plusieurs nuit : vous garderez la clé de la chambre jusqu’au dernier matin ! Le dernier matin (Dimanche en principe) vous remettrez les clés à l’accueil de l’hôtel !

Les petits déjeuners sont à prendre dans le local de l’ASCR chaque matin entre 8h et 10h. Donc tout petit déjeuner pris à l’hôtel sera à vos frais !

B) Salles

Le responsable du gardiennage de la salle d’exposition est Frédéric Veuillotte. Il est présents sur place du vendredi au dimanche. Il est chargé de la sécurisation des objets Lego exposés et de s’assurer qu’aucune personne extérieure viennent faire des dégradations. Il a en charge un groupe de 12 personnes. Ces personnes ne peuvent être plus de 6 dans la salle d’exposition après 1h du matin. Il est vivement conseillé de faire un roulement entre vous. Le responsable a toute autorité sur le déroulement des nuits ! Il peut lui aussi prendre toutes mesures qui s’imposent selon les faits aussi bien à l’égard des participants que de personnes tiers (contact avec l’astreinte municipale et de la police nationale 24/24). De même le membre de L’ASCR a toute autorité dans son local !

 

C) Les personnes indépendantes.

En cas de problème les nuits, vous ne pouvez plus gérer votre nuit en toute indépendance n’hésitez pas à contacter Jean-Gérald Villari pour gérer votre imprévu. Nous ferons selon les moyens du bord. En

E) Les douches spéciales

Outre l’hôtel, vous avez la possibilité de prendre une douche à tout moment de votre présence puisque nous vous mettons à disposition 2 vestiaires avec douche se trouvant à côté de l’infirmerie à l’intérieur même de la salle. (Nous ne fournissons ni gel douche et ni de serviettes).

2) Repas

L’ensemble des repas commence du vendredi entre 12h-14h30 au dimanche soir. L’ensemble des repas est à prendre au local de l’ASCR à côté de l’exposition (Une personne de l’organisation vous y conduira). Dans votre enveloppe « AFOL » vous disposerez de tickets de restauration pour vous et votre ou vos accompagnants. Merci de bien présenter vos tickets à l’entrée du local ! La gestion des repas s’effectuera de la manière suivante :

Les midis : Entre 12h et 14h30

Le vendredi soir : Entre 19h et 00h

Le dimanche soir : entre 18h et 21h

Les midis : Avant d’aller directement au local de restauration vous devez par tranche de 30minutes (Exemple : 12h00 – 12h30 – 13h00 – 13h30 – 14h00 venir demander à Jean-Gérald Villari si il y a assez de place pour aller manger (Nous disposerons de Talkie-Walkie sur toute l’exposition donc l’information pourra se faire en temps réel) !

Afin d’un minimum de confort pour manger dans le local, vous mangerez par groupe de 20 personnes pas plus.

Pour le vendredi soir et dimanche soir nous ferons de même que les midis !

Le samedi soir c’est la « Brick Fiesta » pour reprendre une expression du TexLug ! C’est une soirée pour réchauffer vos cœurs avec animation de jeux pendant toute la soirée avec des objets Lego à gagner ! Il vous est demandé d’apporter votre bonne humeur et un stylo !

Cette soirée se déroulera dans la salle des fêtes de la ville à 500m de l’exposition de 19h à 22h. Pendant ce temps 2 personnes de l’ASCR sera en poste de gardiennage au sein de l’exposition, libérant ainsi tous les AFOLs de la salle durant cette période.

Pour qui le souhaitent : Draft de 22h-00h avec 1 boite = 1 personne Exposants/Organisation : 10euros Autres : 20euros

Nous vous conseillons de ne pas ramener du local de l’ASCR de nourriture sur l’exposition.

3) Sécurité

-La sécurité est l’affaire de tous, tout manquement peut être considéré comme une faute grave.

-Tout objet dangereux doit être signalé immédiatement à l’organisation, et soumis à autorisation avant d’être introduit dans l’enceinte de l’exposition.

-Il est interdit de fumer dans l’enceinte de l’exposition dans son entier.

-Toutes les issues de secours doivent rester impérativement libres (Même en cas de chargement et déchargement du matériel Lego), et les barres anti-intrusions enlevées avant chaque utilisation -Aucun matériel tels que tapis, bancs, tables, chaises, etc. … ne doit être déposé devant les portes, couloirs, escaliers et autres issues de secours, empêchant une évacuation rapide des personnes et/ou du public vers l’extérieur en cas de nécessité.

-L’accès aux extincteurs doit en permanence, rester dégagé et libre de tout objet obstruant leur utilisation.

-Il ne sera toléré aucun comportement déplacé en matière d’ivresse, d’incitation à la haine ou la violence quelle qu’elle soit, d’exhibition d’insignes, singerie ou symboles rappelant une idéologie raciste ou xénophobe.

-Toutes personnes troublant l’ordre public de la manifestation peuvent être exclues de la salle par l’organisation.

-Toutes dégradations, par l’un d’entre vous, engagent votre responsabilité et donc la réparation du préjudice subi par la commune !

- Gestion des déchets : des sacs poubelles seront mis à votre disposition ainsi qu’une benne poubelle à l’extérieur de l’exposition. Merci d’en faire bonne usage afin de rendre les locaux dans un état acceptable !

-Sûreté des personnes et des biens : tout problème même minime avec le public ou entre l’un d’entre vous est à signaler dans les plus brefs à l’organisation (Adressez-vous aux personnes de l’organisation disposant de Talkie-walkie) afin de régler les choses rapidement.

-Le stationnement des véhicules exposants : il est interdit de garer vos voitures devant l’entrée principale (la zone à pavés) durant l’ouverture au public. Un parking exposant a été aménagé spécialement dans l’enceinte du complexe sportif pour vous. Pour cela passer le portail d’entrée, prenez la zone à pavés et dirigez-vous vers le terrain de Football. (Un plan est joint pour comprendre visuellement les lieux). Attention les jours de match, les véhicules seront obligatoirement mis dans la zone parking du public.

*L’installation exposants a lieu du vendredi 10h au samedi 10h.

*La désinstallation exposants a lieu du dimanche de 18h à 23h.

-Toutes les défectuosités ou anomalies constatées doivent être signalé aux organisateurs dans les plus brefs délais.

-1 défibrillateur est mis à disposition des utilisateurs dans le hall du gymnase.

-Publicité : tous les Lugs et AFOLs peuvent mettre maximum 2 banderoles de leur Lug ou Lego dans la salle d’exposition. Pour les publicités au sol merci le jour J de voir avec l’organisateur principal pour les placer. Tous Lugs par leurs représentants peuvent établir des cotisations durant la manifestation même si ce n’est pas en faveur Lug de l’organisation.

- une infirmerie est mise en poste de secours avec un lit, trousse de secours et brancard. N’hésitez pas à solliciter l’organisation si vous constatez un problème ou que vous-même en avait besoin pour du repos.

- Objet contenant ou de transport : essayez un maximum de ramener vos cartons de transport Lego dans vos voitures ou camionnettes. De même assurez-vous que tout votre emplacement soit bien rangé et caché de la vue du public ! Nous espérons que les nappes aideront !

L’équipe d’organisation vous remercie d’avoir pris le temps de lire toutes les consignes et vous souhaites la bienvenue au premier Festi’Briques de l’année 2014 !

En vous inscrivant, vous reconnaissez avoir pris connaissance du règlement et vous vous engagez à le respecter à la lettre. L’organisation peut à tout moment, en adéquation avec les faits prendre des sanctions immédiates dans l’intérêt de la manifestation et de l’organisation.